Grundlagen der Buchführung

Aufgaben der Buchführung

Ein Kunde kauft bei der "Stoffe & Muster AG" für sein eigenes Geschäft Stoffe im Wert von 300€ ein. Er bezahlt diesen Betrag in bar. Der Buchhalter hält diesen Vorgang schriftlich fest. Warum?

Der beschriebene Vorgang ist nur einer von vielen Geschäftsvorfällen, die täglich im Unternehmen anfallen (z.B. Kauf von Rohstoffen, Maschinen, Büromaterial). Hierdurch verändert sich ständig das Vermögen des Unternehmens. Ein erfolgreicher Geschäftsmann muss immer einen Überblick darüber behalten, wie sich sein Vermögen ändert, welche Kosten im Unternehmen anfallen, ob er mit Gewinn oder Verlust arbeitet, usw. Anderseits kann er unmöglich all diese Geschäftsvorfälle im Gedächtnis behalten. Daher werden in der Buchhaltung alle Geschäftsvorfälle, die das Vermögen und das Kapital eines Unternehmens beeinflussen, schriftlich festgehalten, und zwar gegliedert nach ihrer zeitlichen Reihenfolge und ihrer sachlichen Zusammengehörigkeit.

Die schriftliche Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen ist die Buchführung.

Neben ihrer Funktion als "Gedächtnisstütze" für den Unternehmer erfüllt die Buchhaltung weitere wichtige Aufgaben, sie...

gibt einen Überblick über den Vermögens- und Schuldenstand des Unternehmens,
zeichnet systematisch alle Veränderungen von Vermögen und Kapital auf,
ermittelt den Unternehmenserfolg durch Gegenüberstellung von Gewinn und Verlust,
liefert die Zahlen für die Kalkulation betrieblicher Erzeugnisse,
stellt dem Finanzamt notwendige Unterlagen für die Besteuerung des Unternehmens zur Verfügung.

Steuer- und handelsrechtliche Bestimmungen verlangen, dass die Aufzeichnungen der Buchführung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Das bedeutet, dass die Buchführung eines Unternehmens so beschaffen sein muss, dass sie einem Dritten, z.B. einem Steuerprüfer, einen Überblick über die Geschäftsvorgänge und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens vermittelt.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Keine Buchung ohne Beleg!
Geschäftsvorfälle vollständig und fortlaufend buchen!
Kein Radieren, Überschreiben, Unleserlich machen von Eintragungen!
Leerzeichen durch "Buchhalternase" entwerten zum Schutz von nachträglichen Eintragungen!
Bücher, Inventare und Bilanzen 10 Jahre aufbewahren, Belege 6 Jahre!

Belege in der Buchhaltung

Grundlage jeder Buchung ist ein Beleg. Er spiegelt einen konkreten Geschäftsfall, wie z.B. den Einkauf von Briefmarken, wider. Ein wichtiges Prinzip der GoB lautet daher: Keine Buchung ohne Beleg! Der Herkunft der Belege nach unterscheidet man zwischen Fremd- und Eigenbelegen.

Fremdbelege bezeichnet man auch als externe Belege, da sie von außen - z.B. durch Lieferanten, Kunden, Dienstleistungsunternehmen - in das Haus gelangen. Hierzu gehören u.a.: Lieferanten- / Eingangsrechnungen (ER), Bankbelege / Bankauszüge (BA), Postbelege, Quittungen

Eigenbelege werden im Unternehmen selbst erstellt und heißen daher auch interne Belege. Beispiele sind: Lohn- und Gehaltslisten, Durchschriften von Ausgangsrechnungen (AR), Materialentnahmeschein, Belege über Privatentnahmen (Eigenverbrauch)

Jede Gruppe von Belegen unterteilt man weiter nach der jeweiligen Belegart, d.h.: Bei den Fremdbelegen trennt man alle Eingangs- von Ausgangsrechnungen, Quittungen oder Bankauszügen. Mit der Gruppe der Eigenbelege verfährt man ebenso. Anschließend werden alle Belege einer Belegart, z.B. Eingangsrechnung (ER) oder Ausgangsrechnung (AR), fortlaufend nummeriert.

Das betriebliche Rechnungswesen

Das betriebliche Rechnungswesen hat die Aufgabe, alle Vorgänge im Unternehmen zahlenmäßig zu erfassen, zu kontrollieren und auszuwerten.

Diese verschiedenartigen Vorgänge machen eine Aufgliederung des betrieblichen Rechnungswesens in verschiedene Bereiche mit jeweils unterschiedlichen Aufgabenstellungen erforderlich:

Buchführung
Kosten- und Leistungsrechnung
Statistik
Planungsrechnung

Die Buchführung zeichnet anhand von Belegen die Geschäftsvorfälle auf, die sich zwischen Unternehmen und der Außenwelt (u.a. Kunden, Lieferanten, Kapitalgeber) abspielen. Hieraus erstellt sie am Jahresende den gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschluß (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), in den auch Außenstehende Einsicht nehmen können. Da die Vermögens- und Erfolgsbilanzen im Anschluß an und für eine Geschäftsperiode erstellt werden, ist die Buchführung eine vergangenheitsbezogene Zeitrechnung.

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) hat die Aufgabe, den Aufbau und Ablauf des betrieblichen Leistungsprozesses wertmäßig zu erfassen und darzustellen. Dies geschieht mit dem Ziel, den Kostenwert zu ermitteln (Kalkulation) und die Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Arbeit zu kontrollieren. Das hierfür notwendige Zahlenmaterial bezieht die KLR aus der Buchführung. Den unterschiedlichen Zielen (Kalkulation und Kontrolle) folgend, kann die KLR sowohl zukunfts- als auch vergangenheitsorientiert sein. Im Gegensatz zur Buchführung gelten für die KLR keine gesetzlichen Vorschriften.

Die Statistik verarbeitet die Zahlen der Buchführung und Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) zu Diagrammen, Schaubildern, Tabellen und wertet sie durch Gegenüberstellung verschiedener betrieblicher Größen aus. Durch Vergleich der statistisch aufbereiteten Daten mit früheren Zeitabschnitten oder mit anderen Unternehmen der gleichen Branche stellt die Statistik wichtige Planungs- und Entscheidungsgrundlagen für die Unternehmensleitung bereit. Die Statistik stellt daher eine Vergleichsrechnung dar.

Die Planungsrechnung legt zahlenmäßig die Ziele für die folgenden Geschäftsperioden fest. Sie gibt in zahlreichen Teilplänen die Mittel und Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele an. Für diese Aufgabe benötigt die Planungsrechnung die Zahlen der Buchführung, der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) wie auch der Statistik. Auf der Basis dieses Zahlenmaterials erstellt die Planungsrechnung Prognosen für die zukünftige betriebliche Entwicklung. Sie ist daher zukunftsorientiert.

Da die Buchführung Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen und Außenwelt abbildet, wird sie auch als externes Rechnungswesen bezeichnet. Die KLR dagegen gehört zum internen Rechnungswesen.

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*Quellenangabe: Alle hier dargestellten Informationen waren Teil der Ausbildung zum Datenverarbeitungskaufmann (1991-1994) und sind heute noch Bestandteil der Ausbildungen in kaufmännischer Berufen.