Bestimmung der optimalen Bestellmenge

(1) Tabellarische Ermittlung der optimalen Bestellmenge
Hier werden alle benötigten Werte wie Anzahl der Bestellvorgänge, die jeweils bestellte Menge, Kosten pro Bestellung, Kosten der Lagerung, Gesamtkosten in eine Tabelle eingetragen! Die zum niedrigsten Wert in der Spalte Gesamtkosten gehörende Bestellmenge ist die gesuchte optimale Bestellmenge.

Die optimale Bestellmenge verursacht die geringsten Gesamtkosten. Große Bestellmengen sind zwar mit niedrigen Bestellkosten verbunden, aber andererseits schnellen die Lagerkosten enorm in die Höhe.

(2) Grafische Ermittlung
Um die optimale Bestellmenge zeichnerisch zu ermitteln, tragen Sie alle benötigten Werte in ein Koordinatensystem ein.

Die Gesamtkostenkurve erhalten Sie durch Addition der beiden anderen Kurven. Hier ist klar erkennbar, wie die Bestellkosten größer werden, je öfter man bestellt (d.h., den Gesamtbedarf in vielen kleinen Portionen bestellt). Ganz anders verhält es sich mit den Lagerkosten: diese wachsen mit den Bestellmengen. Am tiefsten Punkt der Gesamtkostenkurve können Sie dann die optimale Bestellmenge ablesen. Hinweis: Bei diesem Beispiel werden gleichbleibende Bezugskosten unterstellt. Mengenrabatte o.ä. werden bei der Betrachtung dieses Modells der Bestellmengenoptimierung vorläufig ausser Acht gelassen.

(3) Rechnerische Ermittlung
Mit Hilfe einer mathematischen Formel läßt sich die optimale Bestellmenge auch rechnerisch ermitteln. Hierbei werden

• der Jahresbedarf eines Artikels (Stück, kg, l, o.ä.)
• die Kosten pro Bestellung
• der Einkaufspreis des Artikels pro Stück, kg, etc.
• der Lagerhaltungskostensatz

zueinander in Beziehung gesetzt.
Der Lagerhaltungskostensatz besteht aus der Summe

• vom Zinskostensatz (= Anteil eines einzelnen Artikels einer Warengruppe an den Kapitalbindungskosten, berechnet aus durchschnittlichem Lagerbestand und Fremdkapitalzinsen, in Prozent)
• und dem Lagerkostensatz (= Anteil an Lagerraum- und Lagerpersonalkosten, der auf jeden einzelnen Artikel einer Warengruppe entfällt).

Die komplette Formel zur Berechnung der optimalen Bestellmenge lautet nun wie folgt:



Beispiel:

Jahresbedarf des Betriebes: 5040kg
Kosten pro Bestellung:      130€
Bezugspreis pro Kilogramm:  4€
Lagerzinssatz:              8%
Lagerkostensatz:            10%

√ (200 x 5040 x 130) / (4 x 18) = 1349,0737

Diese errechnete optimale Menge von 1349,0737 müsste 3,73mal im Jahr bestellt werden. Die Bestellhäufigkeit rundet man daher auf und bestellt so schließlich 4mal im Jahr eine Menge von 1260kg.

Die errechnete optimale Bestellmenge ist tatsächlich die Menge, bei der die Gesamtbeschaffungskosten am niedrigsten sind. Meistens hat dieses doch sehr genaue Ergebnis nur theoretischen Wert, da nur ganze Mengen bestellt werden können. Ebenso kann nur 3 oder 4mal bestellt werden, nicht aber 3,73mal. Daraus ergeben sich die Arbeitsschritte:

1. Errechnung der optimalen Bestellmenge mit Hilfe der Bestellmengenformel.
2. Jahresbedarf / optimale Bestellmenge = Bestellhäufigkeit
3. Rundung der errechneten Bestellhäufigkeit
4. Jahresbedarf / gerundete Bestellhäufigkeit = (realisierbare) optimale Bestellmenge

Alle genannten Beispiele aber berücksichtigen bestimmte Einflussfaktoren nicht, z.B.:

• Preisverminderungen der Güter durch Mengenrabatte o.ä.
• niedrigere anteilige Transportkosten bei größeren Bestellmengen.

Werden bei der Bestellung großer Mengen Rabatte gewährt oder Transportkosten gespart, so wirken sich diese Ersparnisse wie eine Senkung der Bestellkosten aus. Als Folge wird die optimale Bestellmenge größer.

Da die Berechnung der optimalen Bestellmenge heutzutage in fast jedem Betrieb mit Hilfe der EDV durchgeführt wird, ist die schnelle und sichere Ermittlung auch unter Berücksichtigung der genannten Einflussfaktoren kein Problem!

Die optimale Bestellmenge ist ein Richtwert. Es kann notwendig sein, eine andere als die "optimale Menge" zu bestellen. So z.B. wenn die errechnete "optimale Menge" gar nicht bestellbar oder die daraus resultierende Bestellhäufigkeit nicht durchführbar ist.

Eine Abweichung von der optimalen Bestellmenge kann aber auch ratsam sein, wenn z.B.

• steigende Preise oder Lieferengpässe erwartet werden,
• das Lagerrisiko zu groß wird oder
• Schwankungen auf dem Absatzmarkt zu erwarten sind.

Zusammenfassung: Die optimale Bestellmenge ist die Menge, bei der die Summe aus Beschaffungs- und Lagerhaltungskosten am niedrigsten ist. Die optimale Bestellmenge ist ein Richtwert. So kann es u.U. nötig sein, von der "optimalen" Menge abzuweichen. Ermittelt wird die optimale Bestellmenge entweder tabellarisch, grafisch oder rechnerisch, heute meist mit Hilfe von Computern.

2.5. Bestellzeitpunkt
Um die Leistungsfähigkeit des Betriebes sicherzustellen, müssen die Bestellungen so erfolgen, dass die Lieferungen rechtzeitig eintreffen. D.h. neben der Ermittlung der optimalen Bestellmenge ist die Ermittlung des optimalen Bestellzeitpunktes von Bedeutung.

Der optimale Bestellzeitpunkt ist der Tag, an dem die optimale Bestellmenge bestellt wird.

Folgende Fragen zur Organisation der Bestellung sind zu stellen:

• Ist es möglich, eine Bestellung in mehreren kleinen Teillieferungen zu erhalten?
• Ist es möglich, die Lieferungen so exakt kommen zu lassen, daß man die Waren direkt verarbeiten und eine Lagerung damit entfallen lassen kann?
• Sind Angebots- oder Absatzschwankungen zu erwarten?

In Abhängigkeit von Bedarf und Lieferzeiten bieten sich zwei Möglichkeiten an, Bestellungen durchzuführen:

1. in regelmäßigen Abständen / das Bestellrhythmusverfahren
2. immer dann, wenn es nötig ist / das Bestellzeitpunktverfahren

Das Bestellrhythmusverfahren wird angewendet bei

• gleichbleibendem Bedarf und
• gleichbleibender Lieferzeit

Die Arbeitsschritte beim Bestellrhythmusverfahren:

1. Bestellhäufigkeit = Jahresbedarf / optimale Bestellmenge
2. Nun muß der Abstand der Bestellungen ermittelt werden:
   Bestellabstand (Tage) = Jährliche Arbeitstage / Bestellhäufigkeit
3. Der optimale Bestellzeitpunkt ist daher:
   Optimaler Bestellzeitpunkt = Datum der letzten Bestellung + Bestellabstand

Beispiel: Ein Betrieb hat einen Jahresbedarf von 500 Stück und eine optimale Bestellmenge von 100 Stück.
Der Einkauf hat jetzt herauszufinden, wie oft er idealerweise die optimale Bestellmenge bestellen muß. Erst dann kann er drangehen, den optimalen Bestellzeitpunkt zu erreichen.

Die Bestellhäufigkeit beträgt bei dem Beispiel: 500 / 100 = 5.

D.h. mindestens 5 mal muß der Betrieb in diesem Jahr bestellen.

Nun muß der Bestellabstand errechnet werden:

Zahl der jährlichen Arbeitstage: 240 Bestellabstand = 240 / 5 = 48

Alle 48 Tage muß eine Lieferung eintreffen, bzw. alle 48 Tage muß bestellt werden. Bei der Festlegung sind Höchst- und Mindestbestand zu beachten. Beträgt die Lieferzeit z.B. 30 Tage und Sie benötigen die Waren ab dem 1. Mai, rechnen Sie einfach 30 Tage zurück. Am 1. April müssen Sie daher Ihre optimale Bestellmenge 100 Stück erstmalig und von da an alle 48 Tage bestellen. Das Bestellrhythmusverfahren ist demnach gekennzeichnet durch gleich große Zeitabstände zwischen den einzelnen Bestellungen.

Das Bestellzeitpunktverfahren wird angewendet bei unterschiedlichen Verbrauch oder nicht konstanten Lieferzeiten. Um in diesem Fall den günstigsten Bestellzeitpunkt zu erwischen, müssen Sie den Lagerbestand genau im Auge behalten. Diesen Zweck dienen die Hilfsmittel

• Lagerkartei
• Bestellkartei
• Fertigungsplandaten bzw. Umsatzstatistik.

Um sicherzustellen, daß der Einkauf vom Lagerpersonal rechtzeitig informiert wird (und nicht erst, wenn die Palette leer ist), sind auf den Lagerkarten drei wichtige Größen vermerkt:

1. Höchstbestand
2. Meldebestand
3. Mindestbestand

Der Höchstbestand ist der Lagerbestand, der beim Eintreffen einer Lieferung erreicht wird und nicht überschritten werden sollte. Der Meldebestand ist die Warenmenge, die die Bestellung auslöst, d.h. wenn ein bestimmter Lagerbestand erreicht wird, erhält der Einkauf ein Bedarfsmeldung: Nun muß bestellt werden! Er ist abhängig von Lieferzeit und geplantem Umsatz und muß so bemessen sein, daß beim Eintreffen einer Lieferung der Mindestbestand gerade erreicht, aber noch nicht angegriffen worden ist.

Formel:
Meldebestand = (durchschnittlicher Tagesverbrauch * Lieferzeit) + Mindestbestand

Der Mindestbestand ist der Lagerbestand, der dauernd vorhanden sein muß, damit gewährleistet ist, dass der Betrieb auch im Falle verspäteter Lieferungen oder unerwarteten Mehrverbrauchs störungsfrei produzieren kann.

Der optimale Bestellzeitpunkt ist also in diesem Fall der Tag, an dem der Meldebestand erreicht wird. An dem Tag bestellt der Einkauf nach Erhalt der Bedarfsmeldung die optimale Bestellmenge.

Zusammenfassung: Der optimale Bestellzeitpunkt...

• ist abhängig von Bedarf, Lieferzeit und Lagerbestand.
• wird festgelegt nach dem Bestellrhythmus- oder dem Bestellzeitpunktverfahren.

Das Absinken des Lagerbestandes auf dem Meldebestand löst die Bedarfsmeldung aus. Der Mindestbestand (Eiserne Reserve) soll die Funktionsfähigkeit des Betriebes auch bei Lieferstörungen bzw. unerwarteten Aufträgen gewährleisten.

2.6. Bestellung
Sie wollen bzw. müssen bestellen. Durch Ermittlung der Bezugsquellen wissen Sie bereits, wer als Lieferant in Frage kommt. Jetzt brauchen Sie von den Kandidaten verbindliche Angaben zu folgenden Punkten:

• Preis der Ware
• Lieferzeit
• Qualität
• Lieferbedingungen
• Zahlungsbedingungen
• die zur Zeit gültigen Konditionen.

Diesem Zweck dient die Anfrage! Die Anfrage...

• ist unverbindlich
• kann zwecks Vorauswahl allgemein
• oder bestimmt sein
• eröffnet neue oder
• erneuert alte Geschäftsbeziehungen

Als Antwort auf eine Anfrage wird ein Angebot abgegeben. Ein Angebot soll präzise sein, damit Rückfragen unnötig sind. Es muß Angaben enthalten über

• Art und Qualität der Ware
• lieferbare Mengen,
• Preise,
• Verpackungskosten,
• Transportkosten,
• Zahlungsbedingungen,
• Erfüllungsort und Gerichtsstand.

Ein Angebot kann verlangt oder nicht verlangt worden sein und schriftlich oder mündlich gemacht werden. Ein Angebot ist rechtlich BINDEND! Aufgrund der vorliegenden Angebote ist der Einkauf in der Lage, eine Entscheidung zu treffen; d.h. der Einkauf prüft, vergleicht und bestellt. Es sollte nicht automatisch beim günstigsten Anbieter bestellt werden. Bei der Entscheidung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Zuverlässigkeit / Ruf des Anbieters
• Kulanz / Verhalten bei Reklamationen
• langjährige Geschäftsbeziehung.

Wenn eine Entscheidung getroffen wurde, kann der Auftrag schriftlich oder mündlich erteilt werden. Im letzten Fall sollte die Bestellung schriftlich nachgereicht werden, um einen Beleg zu haben.

Zusammenfassung:

• Die bestimmte Anfrage zielt darauf ab, ein Angebot einzuholen. Eine Anfrage ist unverbindlich.
• Ein Angebot enthält präzise Angaben über die Ware, den Preis, über Qualität, Transport- und Verpackungskosten, über Zahlungsbedingungen u.ä. Ein Angebot ist rechtsverbindlich.
• Nach dem Vergleich der vorliegenden Angebote erfolgt die Bestellung. Hierbei sollten nicht nur Aspekte aus dem Kostenbereich berücksichtigt werden. Der Besteller ist an seine Bestellung gebunden.

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*Quellenangabe: Alle hier dargestellten Informationen waren Teil der Ausbildung zum Datenverarbeitungskaufmann (1991-1994) und sind heute noch Bestandteil der Ausbildungen in kaufmännischer Berufen.
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