Wenn Du Kaufmann werden willst.

Dann findest Du nachfolgend das Wissen der Kaufleute zur Materialwirtschaft.

Beschaffung in der Materialwirtschaft


Einleitung

Was macht der Einkauf? Die Materialbeschaffung ist Aufgabe der Einkaufsabteilung. Unter Berücksichtigung des Absatzplans und im Zusammenarbeit mit den Abteilungen Lager und Verkauf muß der Einkauf u.a. Warenbestände feststellen, Einkauf planen, Informationen sammeln, Lieferanten auswählen, Auftrag erteilen, Liefertermine und Wareneingang kontrollieren, Rechnung prüfen etc.

Um ein Produkt herzustellen wird neben Personal und Kapital vor allem Material benötigt. Dieses ist einerseits zum Verbrauch und andererseits zum Gebrauch bestimmt.

Zu den Verbrauchsmaterialien zählen Rohstoffe (Hauptbestandteile), Hilfsstoffe (Nebenbestandteile) und Betriebsstoffe (für die Produktion benötigte Stoffe). Material zum Verbrauch (auch Gebrauchsgüter genannt) sind Betriebsmittel (z.B. Maschinen, Werkzeuge) und Fertigteile.

Welche Bedeutung die Beschaffung für den Betrieb hat, kann man daraus ersehen, dass ca. 50% der Gesamtkosten eines Betriebes Kosten für zu beschaffendes Material sind. Da die beschafften Materialien meist nicht direkt verbraucht, sondern erstmal gelagert werden, kommt es zu einer Kapitalbindung und es entstehen Zinskosten.

Dies versucht der Betrieb u.a. durch die Wahl einer anderen Beschaffungsart zu vermeiden. Dabei sind drei verschiedene Arten der Beschaffung zu unterscheiden:


Bedarf

Die Ermittlung des Bedarfs erfolgt in zwei Phasen:

Die sachliche Ermittlung des Bedarfs erfolgt im Industriebetrieb aufgrund der Fertigungs- und der Absatzplanung. Diese legen fest, wieviel produziert werden soll, d.h.:

Soviel, wie man kann (Kapazität) und wie man glaubt, absetzen zu können.

Mit der Festlegung, wieviel produziert werden soll, ist die Gesamthöhe des Bedarfs vorgegeben. In diesem Rahmen geben die verschiedenen Bedarfsstellen dem Einkauf an, was sie benötigen.

In den meisten Betrieben erfolgt zwischen Beschaffung, Produktion und Absatz eine Lagerung der beschafften Güter. Da jede Lagerung die Bindung von Kapital bedeutet und ein Lager auch nicht unbegrenzt groß ist, ist es meist sinnvoll, den Bedarf eines Betriebes nicht in einer einzigen, sondern in mehreren Teillieferungen zu decken. Deshalb ist es nötig, die Beschaffung exakt zu planen!

Will der Einkauf die Bedarfsplanung optimal in einen Beschaffungsvorgang umsetzen, muß er sich folgende Frage stellen: Was und wieviel muss ich bei wem und wann bestellen? Ermittelt werden müssen:


Besonders wichtig ist das Erkennen von Marktentwicklungen und veränderten Absatzmöglichkeiten. Auslöser könnten z.B. sein

Zusammenfassung: Die sachliche Ermittlung des Bedarfs wird u.a. durch Absatzplan, Absatzstatistik, Lager- und Bestellkartei sowie Vertreterberichte unterstützt. Die Beschaffungsplanung sollte so genau wie möglich sein, damit der Betrieb jederzeit produzieren und liefern kann und unnötige Kosten vermieden werden. Frühzeitiges Erkennen von Veränderungen auf dem Absatzmarkt ermöglicht rechtzeitige Reaktionen im Beschaffungsbereich.


Bezugsquellen

"Im günstigen Einkauf liegt der halbe Erfolg" Will der Betrieb diese Chance nutzen, muss er
  1. Bezugsquellen ermitteln
  2. Angebote einholen
  3. Angebote vergleichen
Hinweise über neu in Frage kommende Lieferanten erhält man über das Internet, Fachzeitschriften, Messen und Ausstellungen, Adressbücher, Prospekte, Vertreter oder auch Kunden. Wichtigstes Hilfsmittel für die Einkaufsabteilung ist die elektronische Bezugsquellenkartei. Hier werden bereits bestehende Geschäftsbeziehungen bzw. die Ergebnisse der Marktanalyse eingetragen. Diese Bezugsquellenkartei enthält

Die Bezugsquellenkartei gibt es in 3 verschiedenen Versionen - als Lieferantenkartei, Warenkartei oder als kombinierte Kartei.


Zusammenfassung:
  • Vor der eigentlichen Beschaffung erfolgt die Bezugsquellenermittlung.
  • Die Bezugsquellenermittlung erleichtert die Vorauswahl in Frage kommender Lieferanten und hilft Fehleinkäufe zu vermeiden.
  • Die Ergebnisse werden in die Bezugsquellenkartei (geordnet nach Lieferanten oder Waren oder beides) eingetragen.
  • Die Bezugsquellenkartei sollte stets auf den neuesten Stand sein (Marktbeobachtung).


ABC-Analyse

Eine mangelhafte Beschaffungsplanung kann für den Betrieb negative Folgen haben. Nimmt man allerdings sämtliche zu beschaffende Materialien eine Betriebes unter die Lupe, wird man erkennen, dass nicht alle Materialien gleichermaßen wichtig für das Unternehmen sind.

So kann es z.B. sein, daß einige wenige Materialien den überwiegenden Teil des gesamten Beschaffungsaufwands verursachen, sei es, weil diese Artikel besonders teuer sind oder in großen Stückzahlen benötigt werden (oder beides).

Damit der Einkäufer nicht zu viel Zeit mit den weniger wichtigen Gütern vergeudet und die sehr wichtigen eventuell vernachlässigt, gibt es die ABC-Analyse.

Mit Hilfe der ABC-Analyse ermittelt der Betrieb diejenigen Materialien in seinem Sortiment, die

A sehr wichtig sind in Bezug auf Wert und Menge,
B weniger wichtig sind bezüglich Wert und Menge und
C die nur von untergeordneter Bedeutung sind.

Nun kann der Betrieb gezielt Einsparungen erreichen, indem er sich verstärkt um die A - Güter bemüht (z.B. günstig einkaufen, Bestellmengen optimieren oder besondere Pflege im Lager etc.), die B - Güter normal im Auge behält und in die C - Güter nicht mehr Zeit und Geld investiert als unbedingt notwendig.

So gehen Sie bei der ABC-Analyse vor:
  1. Als erstes ermitteln Sie den Beschaffungsaufwand (Menge x Bezugspreis) für jedes zu beschaffende Gut.
  2. Dann tragen Sie alle Güter, geordnet nach dem Beschaffungsaufwand, in eine Tabelle ein.
  3. Ermitteln Sie den Gesamtbeschaffungsaufwand (= Summe aller Beschaffungsaufwände).
  4. Errechnen Sie den Anteil am Gesamtbeschaffungsaufwand für jedes einzelne Gut.
  5. Danach können Sie eine Ware einer der drei Kategorien zuordnen, und zwar nach ihrem Anteil am Gesamtbeschaffungsaufwand.

Am Gesamtbeschaffungsaufwand haben die Waren der Kategorie A insgesamt einen Anteil von 85%, der Katergorie B einen Anteil von 10% und C von 5%.

Zusammenfassung: Die ABC-Analyse als wichtiges Hilfsmittel der Beschaffungsplanung stellt besonders deutlich die Warensorten heraus, die
a) besonders teuer sind und/oder
b) häufig benötigt werden.

Für jede Ware wird der Anteil am Gesamtbeschaffungsaufwand errechnet. Danach erfolgt die Einteilung in eine der 3 Kategorien A, B oder C. Ganz im Gegensatz zur Kategorie A ist eine intensive Bearbeitung von Gütern der Gruppe C nicht zweckmäßig, da der zeitliche Aufwand in keinem Verhältnis zum Gewinn steht.


Bestellmenge

optimale Bestellmenge - Zielkonflikt der Maerialwirtschaft Wie Sie sehen, ist die Entscheidung nicht so einfach. Und genau das ist gemeint, wenn die Rede vom Zielkonflikt der Materialwirtschaft ist. Dieser Zielkonflikt ist der Grund für die Suche nach dem goldenen Mittelweg, nämlich die Ermittlung der optimalen Bestellmenge. D.h. es wird die Bestellmenge gesucht, bei der die Gesamtbeschaffungskosten am niedrigsten sind.

Die Gesamtbeschaffungskosten setzen sich wie folgt zusammen...

... aus den Beschaffungskosten
  1. Bezugskosten
  2. Bestellkosten
und aus den Lagerhaltungskosten
  1. Lagerkosten
  2. Kapitalbindungskosten
  3. Kosten des Lagerrisikos

  1. Die Bezugskosten bilden den Betrag, der tatsächlich NUR für das beschaffte Material ausgegeben wird. Ganz einfach zu berechnen, nämlich: Menge x Preis
  2. Bestellkosten sind die Kosten, die bei JEDER Bestellung, unabhängig von der Menge oder dem Wert der bestellten Waren, anfallen. So ist z.B. jemand mit der Bedarfsmeldung beschäftigt oder bearbeitet die Bestellung oder kontrolliert den Wareneingang. Dabei wird u.U. Material verbraucht, und der Transport kostet schließlich auch etwas... Also: Je öfter bestellt werden muß, desto höher sind die Bestellkosten.
  3. Lagerkosten sind die Kosten, die das Lager selbst verursacht. Also Personalkosten (Löhne, Gehälter, Sozialkosten), Raumkosten (Miete, Abschreibungen), Energiekosten (Strom, Gas, Treibstoffe), Kosten der Einrichtung (Abschreibung, Instandhaltung), Gerätekosten (Abschreibung, Instandhaltung). Lagerkosten können fix oder variabel sein.
  4. Kapitalbindungskosten sind die Zinsen für das in den gelagerten Waren gebundene Kapital. Mit anderen Worten: das Geld, das für die Warengezahlt wurde, steht dem Betrieb zumindest während der Lagerzeit nicht zur Verfügung. Quasi als Entgelt dafür werden die Lagerzinsen berechnet. Der Lagerzinssatz gibt den Zinsverlust an: Jahreszinssatz + durchschnittlich Lagerdauer / 360
  5. Kosten des Lagerrisikos sind Wert- oder Mengenverluste, die durch unsachgemäße Pflege der Vorräte, Diebstahl o.ä., durch Verderb oder Bruch der gelagerten Waren, oder durch Absatzschwierigkeiten infolge Modewechsel o.ä. verursacht werden können.


Bestimmung der optimalen Bestellmenge

(1) Tabellarische Ermittlung
Hier werden alle benötigten Werte wie Anzahl der Bestellvorgänge, die jeweils bestellte Menge, Kosten pro Bestellung, Kosten der Lagerung, Gesamtkosten in eine Tabelle eingetragen! Die zum niedrigsten Wert in der Spalte Gesamtkosten gehörende Bestellmenge ist die gesuchte optimale Bestellmenge.

Die optimale Bestellmenge verursacht die geringsten Gesamtkosten. Große Bestellmengen sind zwar mit niedrigen Bestellkosten verbunden, aber andererseits schnellen die Lagerkosten enorm in die Höhe.

(2) Grafische Ermittlung
Um die optimale Bestellmenge zeichnerisch zu ermitteln, tragen Sie alle benötigten Werte in ein Koordinatensystem ein.

grafische Ermittlung optimale Bestellmenge

Die Gesamtkostenkurve erhalten Sie durch Addition der beiden anderen Kurven. Hier ist klar erkennbar, wie die Bestellkosten größer werden, je öfter man bestellt (d.h., den Gesamtbedarf in vielen kleinen Portionen bestellt). Ganz anders verhält es sich mit den Lagerkosten: diese wachsen mit den Bestellmengen. Am tiefsten Punkt der Gesamtkostenkurve können Sie dann die optimale Bestellmenge ablesen. Hinweis: Bei diesem Beispiel werden gleichbleibende Bezugskosten unterstellt. Mengenrabatte o.ä. werden bei der Betrachtung dieses Modells der Bestellmengenoptimierung vorläufig ausser Acht gelassen.

(3) Rechnerische Ermittlung
Mit Hilfe einer mathematischen Formel läßt sich die optimale Bestellmenge auch rechnerisch ermitteln. Hierbei werden zueinander in Beziehung gesetzt.
Der Lagerhaltungskostensatz besteht aus der Summe Die komplette Formel zur Berechnung der optimalen Bestellmenge lautet nun wie folgt:

Optimale Bestellmenge

Beispiel: 
Jahresbedarf des Betriebes: 5040kg
Kosten pro Bestellung:      130€
Bezugspreis pro Kilogramm:  4€
Lagerzinssatz:              8%
Lagerkostensatz:            10%

√ (200 x 5040 x 130) / (4 x 18) = 1349,0737

Diese errechnete optimale Menge von 1349,0737 müsste 3,73mal im Jahr bestellt werden. Die Bestellhäufigkeit rundet man daher auf und bestellt so schließlich 4mal im Jahr eine Menge von 1260kg.

Die errechnete optimale Bestellmenge ist tatsächlich die Menge, bei der die Gesamtbeschaffungskosten am niedrigsten sind. Meistens hat dieses doch sehr genaue Ergebnis nur theoretischen Wert, da nur ganze Mengen bestellt werden können. Ebenso kann nur 3 oder 4mal bestellt werden, nicht aber 3,73mal. Daraus ergeben sich die Arbeitsschritte:
  1. Errechnung der optimalen Bestellmenge mit Hilfe der Bestellmengenformel.
  2. Jahresbedarf / optimale Bestellmenge = Bestellhäufigkeit
  3. Rundung der errechneten Bestellhäufigkeit
  4. Jahresbedarf / gerundete Bestellhäufigkeit = (realisierbare) optimale Bestellmenge

Alle genannten Beispiele aber berücksichtigen bestimmte Einflussfaktoren nicht, z.B.:
Werden bei der Bestellung großer Mengen Rabatte gewährt oder Transportkosten gespart, so wirken sich diese Ersparnisse wie eine Senkung der Bestellkosten aus. Als Folge wird die optimale Bestellmenge größer.

Da die Berechnung der optimalen Bestellmenge heutzutage in fast jedem Betrieb mit Hilfe der EDV durchgeführt wird, ist die schnelle und sichere Ermittlung auch unter Berücksichtigung der genannten Einflussfaktoren kein Problem!

Die optimale Bestellmenge ist ein Richtwert. Es kann notwendig sein, eine andere als die "optimale Menge" zu bestellen. So z.B. wenn die errechnete "optimale Menge" gar nicht bestellbar oder die daraus resultierende Bestellhäufigkeit nicht durchführbar ist.

Eine Abweichung von der optimalen Bestellmenge kann aber auch ratsam sein, wenn z.B.

Zusammenfassung: Die optimale Bestellmenge ist die Menge, bei der die Summe aus Beschaffungs- und Lagerhaltungskosten am niedrigsten ist. Die optimale Bestellmenge ist ein Richtwert. So kann es u.U. nötig sein, von der "optimalen" Menge abzuweichen. Ermittelt wird die optimale Bestellmenge entweder tabellarisch, grafisch oder rechnerisch, heute meist mit Hilfe von Computern.


Bestellzeitpunkt

Um die Leistungsfähigkeit des Betriebes sicherzustellen, müssen die Bestellungen so erfolgen, dass die Lieferungen rechtzeitig eintreffen. D.h. neben der Ermittlung der optimalen Bestellmenge ist die Ermittlung des optimalen Bestellzeitpunktes von Bedeutung. Der optimale Bestellzeitpunkt ist der Tag, an dem die optimale Bestellmenge bestellt wird.

Folgende Fragen zur Organisation der Bestellung sind zu stellen:
In Abhängigkeit von Bedarf und Lieferzeiten bieten sich zwei Möglichkeiten an, Bestellungen durchzuführen:
  1. in regelmäßigen Abständen / das Bestellrhythmusverfahren
  2. immer dann, wenn es nötig ist / das Bestellzeitpunktverfahren

Das Bestellrhythmusverfahren wird angewendet bei

Die Arbeitsschritte beim Bestellrhythmusverfahren:
  1. Bestellhäufigkeit = Jahresbedarf / optimale Bestellmenge
  2. Nun muß der Abstand der Bestellungen ermittelt werden:
    Bestellabstand (Tage) = Jährliche Arbeitstage / Bestellhäufigkeit
  3. Der optimale Bestellzeitpunkt ist daher:
    Optimaler Bestellzeitpunkt = Datum der letzten Bestellung + Bestellabstand


Beispiel: Ein Betrieb hat einen Jahresbedarf von 500 Stück und eine optimale Bestellmenge von 100 Stück.
Der Einkauf hat jetzt herauszufinden, wie oft er idealerweise die optimale Bestellmenge bestellen muß. Erst dann kann er drangehen, den optimalen Bestellzeitpunkt zu erreichen.

Die Bestellhäufigkeit beträgt bei dem Beispiel: 500 / 100 = 5.

D.h. mindestens 5 mal muß der Betrieb in diesem Jahr bestellen.

Nun muß der Bestellabstand errechnet werden:

Zahl der jährlichen Arbeitstage: 240 Bestellabstand = 240 / 5 = 48

Alle 48 Tage muß eine Lieferung eintreffen, bzw. alle 48 Tage muß bestellt werden. Bei der Festlegung sind Höchst- und Mindestbestand zu beachten. Beträgt die Lieferzeit z.B. 30 Tage und Sie benötigen die Waren ab dem 1. Mai, rechnen Sie einfach 30 Tage zurück. Am 1. April müssen Sie daher Ihre optimale Bestellmenge 100 Stück erstmalig und von da an alle 48 Tage bestellen. Das Bestellrhythmusverfahren ist demnach gekennzeichnet durch gleich große Zeitabstände zwischen den einzelnen Bestellungen.

Das Bestellzeitpunktverfahren wird angewendet bei unterschiedlichen Verbrauch oder nicht konstanten Lieferzeiten. Um in diesem Fall den günstigsten Bestellzeitpunkt zu erwischen, müssen Sie den Lagerbestand genau im Auge behalten. Diesen Zweck dienen die Hilfsmittel


Um sicherzustellen, daß der Einkauf vom Lagerpersonal rechtzeitig informiert wird (und nicht erst, wenn die Palette leer ist), sind auf den Lagerkarten drei wichtige Größen vermerkt:
  1. Höchstbestand
  2. Meldebestand
  3. Mindestbestand


Der Höchstbestand ist der Lagerbestand, der beim Eintreffen einer Lieferung erreicht wird und nicht überschritten werden sollte. Der Meldebestand ist die Warenmenge, die die Bestellung auslöst, d.h. wenn ein bestimmter Lagerbestand erreicht wird, erhält der Einkauf ein Bedarfsmeldung: Nun muß bestellt werden! Er ist abhängig von Lieferzeit und geplantem Umsatz und muß so bemessen sein, daß beim Eintreffen einer Lieferung der Mindestbestand gerade erreicht, aber noch nicht angegriffen worden ist.

Formel:
Meldebestand = (durchschnittlicher Tagesverbrauch * Lieferzeit) + Mindestbestand

Der Mindestbestand ist der Lagerbestand, der dauernd vorhanden sein muß, damit gewährleistet ist, dass der Betrieb auch im Falle verspäteter Lieferungen oder unerwarteten Mehrverbrauchs störungsfrei produzieren kann.

Der optimale Bestellzeitpunkt ist also in diesem Fall der Tag, an dem der Meldebestand erreicht wird. An dem Tag bestellt der Einkauf nach Erhalt der Bedarfsmeldung die optimale Bestellmenge.


Zusammenfassung: Der optimale Bestellzeitpunkt...

Das Absinken des Lagerbestandes auf dem Meldebestand löst die Bedarfsmeldung aus. Der Mindestbestand (Eiserne Reserve) soll die Funktionsfähigkeit des Betriebes auch bei Lieferstörungen bzw. unerwarteten Aufträgen gewährleisten.


Bestellung

Sie wollen bzw. müssen bestellen. Durch Ermittlung der Bezugsquellen wissen Sie bereits, wer als Lieferant in Frage kommt. Jetzt brauchen Sie von den Kandidaten verbindliche Angaben zu folgenden Punkten:

Diesem Zweck dient die Anfrage! Die Anfrage... Als Antwort auf eine Anfrage wird ein Angebot abgegeben. Ein Angebot soll präzise sein, damit Rückfragen unnötig sind. Es muß Angaben enthalten über Ein Angebot kann verlangt oder nicht verlangt worden sein und schriftlich oder mündlich gemacht werden. Ein Angebot ist rechtlich BINDEND! Aufgrund der vorliegenden Angebote ist der Einkauf in der Lage, eine Entscheidung zu treffen; d.h. der Einkauf prüft, vergleicht und bestellt. Es sollte nicht automatisch beim günstigsten Anbieter bestellt werden. Bei der Entscheidung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Wenn eine Entscheidung getroffen wurde, kann der Auftrag schriftlich oder mündlich erteilt werden. Im letzten Fall sollte die Bestellung schriftlich nachgereicht werden, um einen Beleg zu haben.


Zusammenfassung:

⇑

  1. Betriebliche Grundfunktionen
  2. Lagerhaltung in der Materialwirtschaft

⇑

» Alles über Materialwirtschaft auf einer Seite lesen / Zusammenfassung Industriekaufmann
» Zur Startseite

*Quellenangabe: Alle hier dargestellten Informationen waren Teil der Ausbildung zum Datenverarbeitungskaufmann (1991-1994) und sind heute noch Bestandteil der Ausbildungen in kaufmännischer Berufen.
*Materialwirtschaft - Das Wissen der Kaufleute - Industriekaufmann, Groß- und Einzelhandelskaufmann, Bankkaufmann, Bürokaufmann, IT Kaufmann

Marken-M_mory
Marken Marktplatz
Shoppinglist

Datenschutz

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

© 1998 - 2024
wENn.DE gut, Alles gut.


Datenschutz, Cookies, Analytics, Adsense


Impressum

Datenverarbeiter A. W e n d e
M a r k g r ö n i n g e r   S t r. 1 9
7 1 6 3 4    Ludwigsburg
P h o n e:    0 7 1 4 1 1 4 5 9 0 3 7
M a i l:    i n f o @ w e n n . d e